√ Panduan Mudah Bahasa Inggris Korespondensi Bisnis Anda-01

www.mie-indonesia.com (mie indonesia dot com bukan mie instan biasa) 

Kerangka Utama Surat Bisnis

mie indonesia dot com - Artikel kali ini "Panduan Mudah Bahasa Inggris Korespondensi Bisnis Anda-01" akan membahas bagian-bagian utama yang terdapat dalam surat bisnis yang merupakan kerangka yang terdiri dari 18 komponen.

      Bagian-bagian surat bisnis (surat niaga) sebagai berikut :
1. The letterhead (kop surat)
2. The dateline (baris tengah)
3. The inside address (alamat pada surat)
4. The attention line (baris untuk perhatian)
5. The salutation (salam pembuka)
6. The subject line (perihal surat)
7. The body of the letter (isi surat)
8. The complimentary close (salam penutup)
9. The signature (tanda tangan)
10. The enclosure (lampiran)
11. The CC Notation (catatan untuk tembusan)
12. The BBC Notation (catatan untuk tembusan tanda)
13. The initiate (inisial) atau aksara besar awal nama dari orang yang mendiktekan surat dan yang mengetik surat).
14. Postal Instruction Notation (catatan untuk isyarat pos)
15. The envelope (amplop surat)
16. Addresses on the envelope (alamat pada amplop)
17. P.S. (Post Script) atau catatan di bab simpulan surat
18. P.P.S (Post-Post Script) atau catatan kedua di bab simpulan surat
      Agar masing-masing bab ini menjadi jelas,ke-18 bab surat tersebut akan dibahas satu persatu sebagai berikut :

(1) The Letter Head

      The letter head (the heading) ialah kop surat. Dalam surat niaga modern, kop surat mempergunakan majemuk aksara yang menarik dan dicantumkan di atas kertas yang berkualitas terbaik. Pada kop surat biasanya terdapat hal-hal berikut ini :

a. nama perusahaan

b. alamat perusahaan

c. nomor telepon  perusahaan

d. alamat kawat

e. alamat telex

f. bidang usaha

g. bankir dsb

      Pada kop surat sering kita temukan istilah-istilah niaga antara lain, yaitu :

a. Co. Ltd.

Ini ialah singkatan dari "Company Limited", sanggup disamakan dengan N.V. (Naamloze Vennotschaap) atau P.T. (Perseroan Terbatas) dalam bahasa Indonesial

b. Inc. 

Ini ialah abreviasi dari "Incorporate" yang sanggup digunakan dengan Co. Ltd. Inc. digunakan di Amerika Serikat.

c. & Sons.

Bila pada perusahaan terdapat nama pemiliki perusahaan, maka biasanya setelah nama tersebut terdapat istilah "& Sons" yang sanggup diterjemahkan dengan "dan anak-anaknya".0

      Bila kita menerima kiprah untuk menciptakan kop surat, perlu diingat bahwa kop surat itu harus memenuhi beberapa syarat, yaitu :

1. pertama harus jelas

2. kedua harus dibentuk dengan kertas berkualitas terbaik

3. sebaiknya dengan kertas ukuran folio

4. sebaiknya dengan kertas berwarna putih bersih

      Perlu kita perhatikan bahwa ada kalanya kop surat itu hanya memuat nama dan alamat saja pada bab atas, sedangkan hal-hal lainnya di bab bawah halaman. Atau malah ada juga pada bab atas, hanya nama saja sedangkan hal-hal lainnya diletakkan di bab bawah

(2) The Date of The Letter (Tanggal Surat)

     Tanggal surat sanggup ditulis di sebelah kanan atas, di bab tengah ataupun di sebelah kiri atas surat. Bila surat ditulis dengan gaya Full Block Form maka tanggal sanggup ditulis di sebelah kiri atas sejajar dengan Inside Address dan Greeting atau Salutation.

      Dalam "Business Letters" tanggal hendaklah ditulis dengan angka biasa untuk tanggal dan tahun, serta aksara untuk nama bulan January, February, March, April, May, June, July, August, October, November and December.
      Dalam surat-surat resmi nama-nama bulan ini dihentikan disingkat. Tetapi dalam surat-surat informal atau Unformal Letters, nama-nama bulan boleh disingkat kecuali May, June dan July. Cara penyingkatannya yaitu Jan. untuk January, Feb. untuk February, Apr. untuk April, Aug. untuk August, Sept. untuk September, Oct. untuk October, Nov. untuk November, dan Dec. untuk December.

First (1st), Second (2nd), Third (3rd)

      Dalam menuliskan tanggal kita biasanya menggunakan Ordinal Number (bilangan urutan atau pangkat). Cara menuliskannya boleh memakai1st untuk tanggal satu (first); 2nd untuk tanggal dua (second); dan 3rd untuk tanggal tiga (third). Angka-angka selanjutnya digunakan th.

      Contoh penulisan tanggal satu (first), dua (second), tiga (third) sampai tanggal 31 (thirty-first) ialah sebagai berikut :

(a) 1st January, 1979
(b) 2nd January, 1979
(c) 3rd January, 1979
(d) 4th January, 1979 dan seterusnya sampai 31th January, 1979

      Salah satu cara untuk menguasai cara penulisan tanggal tersebut ialah dengan jalan mengucapkannya berulang-ulang kali, contohnya sbb :

1st January, 1979 : the first of January, nineteen seventy nine

Disamping cara di atas, tanggal juga sanggup ditulis sebagai berikut :

January 1, 1979; 

January 2, 1979 dst

      Dalam pada itu, jika menulis tanggal dengan angka saja perlu diperhatikan :

(a) hanya boleh dilakukan dalam surat informal atau surat sosial biasa

(b) ada perbedaan gaya Inggris dan gaya Amerika (British and American style), yaitu :

          - American style : 7..5.1979 = Juli tanggal 5, 1979

          - British style : 7...5.1979 =Tujuh Juli, 1979

British style cocok dengan Indonesian style sehingga gampang mengingatnya. Tetapi  American style terasa gila bagi kita. Namun banyak orang-orang Indonesia berpendidikan Amerika telah terbiasa dengan American style tersebut.

      Tentu saja titik sanggup diganti dengan garis miring atau garis pendek, contohnya 7/5/1979 atau 7-5-1979.

(3) The Inside Address (Alamat Bagian Dalam Surat)

Nama dan alamat yang ditulis pada surat (bukan pada amplop) disebut "inside address" dan biasanya terdiri dari tiga atau empat baris.
Contoh :
The Manager,
Bank of America,
Merdeka Utara Street,
Jakarta

Reseacrh Division
The United Tractor Company
241 East Berwin Road
Sheridan, Wyoming

Titel-titel yang digunakan hendaklah sesuai dengan orang yang dikirimi surat : Dr., Mr., Mrs., dan Miss seperti pola berikut ini :
Dr. Margaret Smith
Mr. Leonardo Da Vinci
Mrs. Jalinus Syah
Miss Helen Seymore

Titel-titel Honorable, Professor, dan Reverend biasanya ditulis secara lengkap :
The honorable W. James
United States Senate
Washitong 25, DC

Professor Ruslan Saleh
Department of Criminolog
Gajah Mada University
Yogyakarta

The Reverend Otto Turner
First Baptist Church
166 Rock Island Avenue

Titel-titel yang menunjukkan jabatan resmi, menyerupai presiden, sekretaris, dan pengawas, dan sebagainya biasanya diletakkan setelah nama yang bersangkutan dan tidak disingkat. Contohnya sebagai berikut :
Mrs Jane Seymore, Manager
Home Industries, Inc.
Seymour, Massachusette

Mr. Kenneth Murphy, Secretary and Treasure
Committee on Municipal Reorganization
Room 408, Municipal Building
Matthewsburg 17, New Hampshire

Terdiri dari :
- nama dan alamat ke mana surat itu dikirimkan
- diketik di tepi bab kiri surat
- biasanya terdiri dari beberapa baris
   (1) nama orang yang dimaksudkan
   (2) nama perusahaan
   (3) alamat perusahaan tersebut

Alamat pada amplop harus persis sama dengan alamat pada surat, baik gayanya maupun tanda bacanya. Ada dua macam tanda baca untuk alamat surat, yaitu :

(a) open punctuation (tanpa menggunakan koma, titik dan sebagainya)

Contoh :

The Personnel Manager

PN Pertamina

Jl. Merdeka Timur 4

Jakarta

(b) closed punctuation (tanda paca penutup)

Contoh :

The Personnel Manager,

PN Pertamina,

Jl, Merdeka TImur 4,

Jakarta

****** Pembahasan selanjutnya wacana SALUTATION segera dibahas disini *****

Semoga postingan "Panduan Mudah Bahasa Inggris Korespondensi Bisnis Anda-01"  akan senantiasa bermanfaat bagi siapapun yang membutuhkan pengetahun dan gosip khususnya untuk kepentingan manajemen korespondensi surat menyurat dalam bahasa Inggris.

Terima kasih bagi pembaca budiman nan bijaksana yang sudah meluangkan waktunya baik sekedar melihat maupaun membaca artikel ini, sukses untuk anda!

☺☺ Motivasi, Inspirasi dan Edukasi Indonesia☺☺

Sumber http://www.mie-indonesia.com